Wat is split billing?
Bedrijfswagens vormen een groot deel van de EV’s op de weg. In Nederland is dit ongeveer 60% van het totaal aantal EV’s; in België is dit percentage zelfs nog hoger.
De meest voordelige en eenvoudige manier om een bedrijfswagen te laden, is vaak ’s nachts, wanneer de EV-rijder niet aan het werk is en de stroomtarieven lager zijn. Daarnaast gebeurt dit vaak thuis bij de werknemer, op hun eigen thuislaadstation, mits ze die hebben. Maar hier ontstaat een uitdaging: wanneer de werknemer zijn privé-elektriciteitsrekening indient, hoe kan de werkgever dan precies achterhalen welk deel van het verbruik door de auto komt en welk deel door de rest van het huishoudelijke verbruik?
Met “split billing” kan je software zoals Tap Electric gebruiken om de privé-elektriciteitsrekening te splitsen tussen het door de werkgever betaalde thuisladen van de EV en het overige huishoudelijke verbruik. Dit werkt door middel van een koppeling met de interne meter van het laadstation, die registreert wie op welk moment het laadstation gebruikt. Het verbruik wordt vervolgens rechtstreeks gefactureerd aan de werkgever, zodat deze eenvoudig de werknemer kan vergoeden.
Wat zijn de voordelen van split billing?
Split billing biedt veel voordelen voor werknemers:
- Werkgevers ontvangen één overzichtelijke, BTW-conforme factuur. Dit vereenvoudigt de administratie voor het laden van alle werknemers. Dit vervangt ook tijdrovende onkostenvergoedingen. Bovendien kunnen laadbeurten aan openbare laadpalen ook op deze factuur staan, indien de werknemer ookonderweg zou laden.
- Het is vaak mogelijk om de laadkosten te verlagen. Dit komt omdat thuisladen meestal goedkoper is dan publiek laden.
- Werknemers genieten het comfort van thuisladen. Ze kunnen hun auto op het thuislaadstation aansluiten zodra ze thuiskomen.
- Eenvoudige vergoeding voor werknemers. Ze hoeven zich geen zorgen meer te maken over het (manueel) indienen van onkostennota’s, omdat ze automatisch worden vergoed voor hun thuislaadverbruik.
Wat zijn de uitdagingen van split billing?
Er zijn enkele belangrijke overwegingen bij het instellen van split billing:
- De partner van de werknemer heeft ook een EV. Hoe onderscheid je het gebruik van de bedrijfsauto en dat van het tweede voertuig?
- De werknemer gebruikt de auto voor privédoeleinden, naast zakelijke ritten. Hoe zorg je ervoor dat je alleen hun zakelijke kilometers vergoedt?
- Naleving van belastingregels. Er gelden diverse belastingregels voor verschillende soorten transacties. Thuis verbruikte elektriciteit wordt vrijgesteld van BTW, aangezien dit wordt beschouwd als een onkostenvergoeding die de werknemer al aan zijn energieleverancier heeft betaald. Het abonnement voor de split billing-service is echter wel belast. Daarnaast worden kosten voor het openbaar laden belast aan het volledige BTW-tarief.
Hoe werkt split billing met Tap?
Tap Electric biedt een allesomvattende oplossing voor zowel werkgevers als werknemers (EV-rijders), waarmee ze moeiteloos kunnen laden op openbare locaties, op het werk en thuis via split billing. In sommige gevallen zijn de werkgever en de EV-rijder één en dezelfde persoon, zoals bij ondernemers of zelfstandigen.
Met Tap stel je split billing in voor je volledige fleet in slechts een paar minuten.Er zijn enkele belangrijke overwegingen bij het instellen van split billing:
- Maak een account aan op web.tapelectric.app als je nieuw bent bij Tap.
- Voeg de thuislocatie van je werknemer toe aan je account. Hier kan je de toegangsmogelijkheden beheren en, indien van toepassing, de partner toevoegen als die ook met een EV rijdt.
- Stel een fleet samen. Zelfs als het alleen om jou en je bedrijfswagen gaat, is het noodzakelijk om een fleet aan te maken.
- Voeg een nieuwe EV-rijder toe aan je fleet. Koppel een Tap-laadpas aan deze werknemer. Als je laadpassen nodig hebt, neem dan contact op met [email protected].
- Activeer de optie “thuisvergoeding” voor de EV-rijder. Voeg daarna de bankgegevens en het overeengekomen tarief toe.
Dat is alles! Split billing is nu ingesteld voor deze werknemer. Met deze opzet worden verschillende uitdagingen opgelost:
1
Inzichtelijke laadsessies:
Iedere laadsessie wordt gestart met een unieke laadpas of app-account, waardoor het eenvoudig te zien is wanneer je werknemer de lader gebruikt en wanneer iemand anders, zoals bv. een partner, deze gebruikt.
2
Scheiding tussen privé en zakelijk laden:
Als de werknemer privé rijdt, kunnen ze moeiteloos overschakelen naar hun persoonlijke Tap-account om zowel thuis als onderweg te laden en af te rekenen.
3
Heldere, conforme facturen:
Tap zorgt elke maand voor een belastingconforme factuur met een volledig overzicht van alle laadactiviteiten van de werknemers. Dit wordt aangevuld met een gedetailleerd, downloadbaar rapport over het verbruik, inclusief de namen van werknemers en locaties.
Waarom Tap gebruiken voor je fleetbeheer?
- 24/7 ondersteuning voor jou en je EV-rijders
- Ontvang één overzichtelijke belastingconforme factuur voor alle maandelijkse laadactiviteiten van je werknemers.
- Gedetailleerde rapporten geven je inzicht in wie, waar en wanneer laadt.
- Automatiseer de maandelijkse uitbetalingen voor jou en je werknemers.
- Je werknemers krijgen toegang tot de Tap Electric app en de bijbehorende Tapkey laadpas, de enige laadpas op de markt met tweefactorauthenticatie (2FA) voor extra veiligheid.
- Beheer je eigen laadstations kosteloos via ons uitgebreide laadbeheerplatform.
Beheer je fleet met één eenvoudig en betaalbaar abonnement bij Tap.
Onbeperkt aantal laadstations, onbeperkt aantal sessies, alles voor één vaste lage prijs.
